Werkdruk komt zelden door de hoeveelheid werk

Bij veel teams begint de maandagochtend met reconstrueren. Wat lag er ook alweer? In de mail staat een toezegging van vrijdagmiddag, in de chat een vraag die niemand heeft opgepakt, in het projectsysteem een taak die een collega heeft aangemaakt, en op een geeltje staat iets wat inmiddels onleesbaar is.

Er is dan nog geen letter geschreven en geen gesprek gevoerd, en het voelt al druk.

Wat de cijfers zeggen

Werkdruk in Nederland loopt al jaren op. In de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden over 2025, het onderzoek dat TNO en het CBS samen uitvoeren, had 21 procent van de werknemers burn-outklachten. Tien jaar eerder was dat 13 procent. Ruim een derde van de werknemers, 37 procent, vindt dat er extra maatregelen nodig zijn tegen werkdruk en werkstress. In het onderwijs en de zorg ligt dat aandeel nog hoger.

Wat die cijfers niet vertellen, is waar de druk vandaan komt. Dat wordt in de praktijk vaak vertaald naar "er is te veel werk", en soms klopt dat ook. Er is een tweede verklaring die minder aandacht krijgt, en waar een team zelf iets aan kan doen.

Wat een onderbreking werkelijk kost

Gloria Mark, Daniela Gudith en Ulrich Klocke onderzochten in 2008 wat er gebeurt als je mensen tijdens hun werk onderbreekt. De uitkomst verrast: de onderbroken groep maakte de taak sneller af, en de kwaliteit van het werk was even goed.

De prijs stond ergens anders. Diezelfde groep rapporteerde meer stress, meer frustratie, meer tijdsdruk en meer inspanning. Het werk kwam af, en het kostte meer.

Dat patroon beschrijven teams als ze zeggen dat het druk is. De taken worden afgerond, de deadlines worden gehaald, en toch gaat iedereen leeg naar huis. De hoeveelheid werk is gelijk gebleven, en het kost meer om het te doen.

Wat het onderzoek niet zegt

Het onderzoek van Mark en collega's gaat over onderbrekingen in een laboratoriumsituatie. Over burn-out zegt het niets. En de Nederlandse cijfers laten zien hoeveel mensen klachten hebben, zonder aan te wijzen wat die klachten veroorzaakt. Wie beweert dat versnipperde informatie tot burn-out leidt, gaat verder dan het bewijs toelaat.

Ik zeg het erbij omdat het argument dat niet nodig heeft. Voor een team dat elke ochtend een kwartier kwijt is aan uitzoeken wat er ligt, is dat kwartier op zichzelf al reden genoeg om er iets aan te doen.

Vier tekenen dat het aan versnippering ligt

Er is een verschil tussen een team dat te weinig mensen heeft en een team dat het overzicht kwijt is. De tweede situatie herken je aan een paar concrete dingen:

• Het eerste half uur van de dag gaat op aan uitzoeken wat er ook alweer moest gebeuren.
• Na een overleg blijkt pas een week later dat niemand een bepaald actiepunt had opgepakt.
• Dezelfde taak staat op drie plekken, en niemand weet welke versie de actuele is.
• Mensen werken 's avonds door aan werk dat overdag niet lukte, terwijl de dag zelf vol was met korte onderbrekingen.

Herken je hier weinig van, dan zit het probleem waarschijnlijk ergens anders, en helpt een andere manier van noteren niet.

Wat je eraan kunt doen

Het uitgangspunt is dat alles wat om aandacht vraagt op één plek terechtkomt. Eén notitieboek per persoon, met de taken van vandaag, de afspraken van deze week en de losse gedachten die tussendoor binnenkomen.

Dat werkt om een reden die uit ander onderzoek komt. Een taak die nog niet is afgerond blijft actief in het geheugen, en blijft zich melden. Masicampo en Baumeister lieten in 2011 zien dat een concreet plan op papier dat al grotendeels oplost, ook voordat de taak zelf is gedaan. Meer daarover staat in Tijdmanagement met pen en papier.

In de praktijk komt het neer op drie gewoontes. Wat binnenkomt en niet meteen hoeft, krijgt eerst een regel in het boek. Aan het begin van de dag kiest iedereen zelf wat er vandaag moet. En aan het eind van een overleg staat op papier wie wat oppakt, in dezelfde korte notatie voor het hele team.

Waar het misgaat

Dit lost geen onderbezetting op. Als er structureel te weinig mensen zijn voor het werk dat er ligt, verandert een notitieboek daar niets aan, en het is oneerlijk om te suggereren van wel.

Het werkt alleen als het hele team meedoet. Begint één iemand en de rest niet, dan blijft het zoeken bij elk overleg, want een gedeelde notatie werkt pas als iedereen hem gebruikt.

En het zakt weg als het bij één bijeenkomst blijft. De eerste weken is het wennen, en zonder een moment om bij te sturen verdwijnt het zoals elk goed voornemen.

Zelf proberen

Wil je dit met een team aanpakken, dan doe ik dat in een workshop werkdruk verminderen van een uur tot een dagdeel, bij jullie op locatie. Loopt het via een breder traject rond duurzame inzetbaarheid, dan kijk ik mee hoe het daarin past.

Bronnen

• TNO & CBS. Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2025, uitgevoerd in samenwerking met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
• Mark, G., Gudith, D. & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: more speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 107–110.
• Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683.