Tijdmanagement met pen en papier

Een taak die je niet hebt afgerond, blijft in je hoofd zitten. Hij meldt zich steeds opnieuw, midden in een vergadering, onder de douche, net op het moment dat je in slaap probeert te vallen.

Dat is waarom de meeste dagen niet volgens plan lopen. Er staat van alles in een planning, en toch voelt de dag aan het eind niet af.

Waarom een taak blijft hangen

De psycholoog Bluma Zeigarnik zag dit al in 1927. Ze liet mensen een reeks kleine opdrachten doen en onderbrak de helft daarvan halverwege. Achteraf bleken die onderbroken taken veel beter onthouden te worden dan de taken die wel af kwamen. Iets dat nog open staat, houdt zichzelf actief in je geheugen.

Wat het oplost

In 2011 onderzochten Masicampo en Baumeister of afmaken de enige uitweg is. Ze gaven deelnemers een taak die ze niet konden afronden, en lieten de helft opschrijven hoe en wanneer ze hem alsnog zouden oppakken. Die helft had daarna veel minder last van gedachten die zich bleven opdringen. Een concreet plan op papier bleek al genoeg.

Tijdmanagement is dus vooral opschrijven wanneer iets aan de beurt is, zodat je hoofd het kan loslaten. De lijst hoeft daarvoor niet leeg.

Hoe dat er in een Bullet Journal uitziet

Een dag begint met een lege pagina. Je schrijft niet alleen op wat je moet doen, je noteert ook wanneer. Drie tekens zijn genoeg: een • voor een taak, een X als hij af is, een pijl > als hij naar een andere dag gaat.

Aan het begin van de maand zet je de taken die niet per se vandaag hoeven in een maandoverzicht. Zo hoef je ze niet elke dag opnieuw te bedenken, en toch staan ze ergens vast. Wat er in een week toe doet, kies je pas de avond of ochtend ervoor, in de daglog.

Waar het misgaat

Het gaat mis zodra de lijst een archief wordt. Wie alles opschrijft en niets doorstreept, houdt aan het eind van de maand een pagina vol taken over die alleen maar groeit. Een taak die drie keer is doorgeschoven, verdient een andere vraag: hoort hij hier nog wel bij.

Het gaat ook mis als het notitieboek zelf de taak wordt. Een pagina met linialen, kleuren en versieringen kost meer tijd dan hij oplevert. Voor tijdmanagement is een pen en een rechte lijn genoeg.

Zelf proberen

Wil je dit met je team leren, dan doe ik dat in een workshop van een uur tot een dagdeel, of in een training van meerdere bijeenkomsten als het moet blijven hangen. Ik neem de notitieboeken en de pennen mee.

Bronnen

• Zeigarnik, B. (1927). Über das Behalten von erledigten und unerledigten Handlungen. Psychologische Forschung, 9, 1–85.
• Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683.