Gun jezelf een uur per week om de boel te ontwarren

Er zijn weken waarin alles door elkaar gaat lopen. Een gesprek van dinsdag zit nog in je hoofd, ergens in je mail staat iets wat je had toegezegd, en het plan waar je in september zin in had, is uit beeld geraakt. Niets ervan is groot. Samen vormen ze een kluwen.

Een kluwen ontwar je niet tussen twee afspraken door. Daar heb je tijd voor nodig, en een plek waar alles naast elkaar kan liggen. Eén uur per week, met een notitieboek en een pen, is daarvoor genoeg.

Zie dat uur als een cadeau aan jezelf: een uur waarin niemand iets van je vraagt, en jij alleen kijkt wat er ligt.

Waarom een uur, en waarom elke week

Een uur is lang genoeg om alles langs te gaan wat er speelt, en kort genoeg om elke week in te plannen. In een kwartier kom je niet verder dan de dringendste dingen. Een hele middag schuif je net zo makkelijk door naar later.

En elke week, omdat een week kort genoeg is om te onthouden wat er gebeurde, en lang genoeg voor een flinke stapel losse eindjes. Wie een maand wacht, moet eerst uitzoeken wat er allemaal was.

Wat ontwarren is

Ontwarren begint met alles uit je hoofd halen. Je schrijft op wat er speelt: taken, zorgen, beloftes, ideeën, gesprekken die nog niet af zijn. Ordenen hoeft nog niet. Het gaat erom dat het uit je hoofd is en op papier staat.

Daarna kijk je per regel: doet dit ertoe, kan het wachten, of mag het weg? Dat lijkt op de mentale inventaris van Ryder Carroll, de bedenker van de bullet journal, die ik beschreef in Een vol hoofd leegmaken op papier.

Wat overblijft, krijgt een plek. Wat het meenemen niet waard is, laat je los. Daar begint vaak de opluchting: je zegt nee tegen iets, ook tegen jezelf.

Terugkijken

Het tweede deel van het uur gaat over de week die achter je ligt. Wat gaf energie, en wat kostte het? Wat zou je een volgende keer anders doen? Je schrijft het kort op, in een paar regels.

Dat terugkijken klinkt als een luxe, en toch levert het iets op. Onderzoekers van onder meer Harvard Business School volgden 101 nieuwe medewerkers van het Indiase bedrijf Wipro tijdens hun opleiding. Een deel van hen gebruikte vanaf de tweede week het laatste kwartier van elke dag om op te schrijven wat ze die dag hadden geleerd. Op het examen aan het eind scoorden zij gemiddeld 21 procent hoger dan de groep zonder dat kwartier.

Dat was elke dag een kwartier. Een uur per week komt in tijd op ongeveer hetzelfde neer, alleen op één moment.

Waarom een inzicht zo goed voelt

Soms gebeurt er in dat uur iets anders. Terwijl je schrijft, zie je ineens waarom die ene klus al drie weken blijft liggen. Of dat twee dingen die je allebei wilde, niet samengaan. Het valt op zijn plek, en dat voelt goed, soms bijna als opluchting.

Dat gevoel is gemeten. In Wenen lieten onderzoekers mensen woordpuzzels oplossen in een MRI-scanner. Bij een aha-moment werd de nucleus accumbens actief, een deel van het beloningssysteem van de hersenen dat ook aangaat bij plezier. In Philadelphia zagen Oh en collega's bij zo'n inzicht een korte uitbarsting van activiteit in de orbitofrontale cortex, een ander deel van dat beloningssysteem. Die kwam sneller dan iemand bewust kan nadenken, en was het sterkst bij mensen die gevoelig zijn voor beloning.

En de endorfine? Biederman en Vessel opperden in 2006 dat het brein zich bij de klik van iets begrijpen beloont met lichaamseigen opioïden, de familie waar endorfine bij hoort. Dat is een theorie, en nog niet bewezen. Wat wel vaststaat: een inzicht voelt als een beloning. En een beloning maakt dat je de week erna weer gaat zitten.

Zo pak je het aan

Kies een vast moment, bijvoorbeeld vrijdag aan het eind van de middag of zondagavond, en zet het in je agenda als een afspraak met jezelf. Leg je telefoon in een andere kamer. Waarom dat uitmaakt, lees je in Schermvrij werken in een andere kamer.

Verdeel het uur dan in vier kwartieren:

1. Schrijf alles op wat er speelt, zonder te ordenen.
2. Ga per regel na of het ertoe doet, kan wachten of weg mag.
3. Kijk terug op de afgelopen week: wat gaf energie, wat kostte energie, wat neem je mee.
4. Kies twee of drie dingen die er de komende week toe doen, en schrijf op waar je nee tegen zegt.

Aan het eind van het uur ligt er weer een draad waar eerst een kluwen lag.

Waar het misgaat

Het uur verdwijnt onder andere afspraken. Behandel het daarom als een afspraak die je nakomt, net als een afspraak met een ander.

Je maakt er een planningsuur van. Dan schrijf je vooral taken voor de komende week op, en blijft het terugkijken liggen. Houd het tweede en derde kwartier vrij voor kijken en kiezen.

Je slaat een week over en stopt ermee. Een week overslaan hoort erbij. Je pakt het de week erna weer op, bij een lege bladzijde.

Zelf proberen

In de 1-op-1 sessies Verdieping en Meesterschap leer je een wekelijkse terugblik die je volhoudt, in Heerenveen, online of op locatie. Vaak kun je dat betalen uit je scholingsbudget. Wil je het met je team doen, kijk dan bij de trainingen voor teams, waarin de terugblik aan het eind van de week een vast onderdeel is.

Bronnen

• Biederman, I. & Vessel, E. A. (2006). Perceptual pleasure and the brain. American Scientist, 94(3), 247–253.
• Carroll, R. (2017). The mental inventory. bulletjournal.com, 1 februari 2017.
• Di Stefano, G., Gino, F., Pisano, G. P. & Staats, B. R. (2016). Making experience count: The role of reflection in individual learning. Harvard Business School Working Paper 14-093.
• Oh, Y., Chesebrough, C., Erickson, B., Zhang, F. & Kounios, J. (2020). An insight-related neural reward signal. NeuroImage, 214, 116757.
• Tik, M., Sladky, R., Luft, C. D. B., Willinger, D., Hoffmann, A., Banissy, M. J., Bhattacharya, J. & Windischberger, C. (2018). Ultra-high-field fMRI insights on insight: Neural correlates of the Aha!-moment. Human Brain Mapping, 39(8), 3241–3252.