VOOR GEMEENTEN EN ZORG
Workshop planning en organisatie voor teams met casematig werk
Bij een gemeentelijke afdeling of een zorgteam loopt de planning zelden via één systeem. Een dossier krijgt een update in het zaaksysteem, de afspraak met de cliënt staat in een agenda, en de aantekening die daarbij hoort blijft op een geeltje liggen tot iemand het weggooit, of tot iemand het net te laat terugvindt.
- Vorm
- Eén bijeenkomst
- Duur
- Een uur tot een dagdeel
- Groep
- Team of afdeling
- Waar
- Op jullie locatie, door heel Nederland
- Materiaal
- Notitieboek en pen, inbegrepen
Vanaf € 750 excl. btw
Vraag een offerte aanAntwoord binnen twee werkdagen.
Een zaaksysteem legt vast wat er met een dossier gebeurt. Het legt niet vast wat een medewerker die dag zelf moet onthouden: welke drie zaken nu aandacht vragen, wie er nog teruggebeld moet worden, welk overleg is verzet. Deze workshop haalt die twee lagen uit elkaar: het zaaksysteem voor het dossier, een notitieboek en een pen voor wat jij vandaag moet onthouden.
WAAROM WANDER
Opgeleid door de bedenker
Ik ben opgeleid door Ryder Carroll, de bedenker van de Bullet Journal-methode, en gecertificeerd als Bullet Journal-trainer. Je leert haar zoals hij haar zelf onderwijst.
Alleen een notitieboek en een pen
Wat je leert, blijft werken met een notitieboek en een pen. Er komt geen tool, licentie of abonnement bij.
Met de bronnen erbij
Wat ik vertel over aandacht en werkdruk komt uit onderzoek. De bronnen staan bij mijn artikelen, zodat je ze kunt nalezen.
Docent van beroep
Ik ben senior docent aan NHL Stenden. Mensen iets aanleren dat ze daarna blijven doen, is mijn dagelijks werk.
WAAR JE EIGEN DAG BLIJFT LIGGEN
Wat er nu gebeurt, en wat er verandert
NU
Het zaaksysteem toont de status van een dossier. Wat er vandaag moet gebeuren, zoekt een medewerker zelf bij elkaar: drie schermen langs, en dan nog glipt er weleens iets tussendoor.
WAT ER VERANDERT
In de workshop begint iedereen een eigen daglog, los van het zaaksysteem. Dat systeem blijft de bron voor het dossier zelf. Het notitieboek wordt de plek voor wat er vandaag persoonlijk toe doet.
Wat dit oplevert voor een team met dossiers en zaken
- Een vaste plek voor de persoonlijke taken van de dag, los van wat het zaaksysteem al vastlegt.
- Minder heen-en-weer tussen schermen om uit te zoeken wat er nog moest gebeuren.
- Een snellere overdracht: wat er bij jou openstaat, staat op één bladzijde, dus je praat een collega die invalt in een paar minuten bij.
Hoe het notitieboek naast het zaaksysteem past
Een zaaksysteem en een notitieboek doen elk hun eigen werk. Het systeem is van de organisatie: het bewaart de status van een dossier, ook als een medewerker met vakantie is of van team wisselt. Het notitieboek is van de medewerker: het bewaart wat diegene vandaag zelf moet onthouden, en gaat mee naar een volgend team.
Vervang je het zaaksysteem door een notitieboek, dan verlies je de dossierhistorie die de organisatie nodig heeft. Vervang je het notitieboek door dat systeem, dan blijft iedereen drie schermen tegelijk openhouden om te weten wat er vandaag toe doet. De workshop leert een team beide naast elkaar te gebruiken, met een simpele vuistregel: wat van de organisatie is staat in het systeem, wat van jou vandaag is staat in het boek.
Eén notitieboek, een pen, en tien minuten per dag.
Meer is er na afloop niet nodig.
Voor wie dit is
Deze workshop is er voor afdelingen bij gemeenten, woningcorporaties en zorgorganisaties waar het werk in dossiers, zaken of cliënttrajecten is opgeknipt. Denk aan een team vergunningen, een sociaal team, of een afdeling waar casemanagers dagelijks tussen meerdere lopende zaken schakelen. Werkt je team zonder zaaksysteem, en raakt het toch het overzicht kwijt tussen lopende dossiers, dan is het aanbod hetzelfde.
Hoe de bijeenkomst verloopt, en wat het kost
De workshop duurt van een uur tot een dagdeel, op locatie, meestal op het gemeentehuis of de eigen vestiging. Vooraf vraag ik welk systeem het team gebruikt en waar de meeste tijd in verloren gaat, zodat de voorbeelden over jullie eigen werkdag gaan. Elke deelnemer krijgt een notitieboek en een pen, desgewenst met het logo van de organisatie. Na afloop volgt dertig dagen een korte dagelijkse herinnering, en optioneel een terugkomgesprek na een maand.
Een workshop voor een team tot 12 deelnemers begint bij € 750 excl. btw, voor een grotere afdeling bij € 950 excl. btw. Voor gemeenten en zorgorganisaties die via een raamovereenkomst inkopen is een aangepaste offerte mogelijk, neem daarvoor contact op. Voor onderwijsinstellingen en non-profit geldt een apart tarief vanaf € 250. Alle varianten staan naast elkaar bij varianten en tarieven.
De onderbouwing
Een taak die nog openstaat, blijft zich melden tot er een plan voor is. Een daglog is dat plan: je schrijft op wat er vandaag aan de beurt is, en de rest kan wachten. Een zaaksysteem doet dat niet voor je, want het weet niet hoe jouw dag eruitziet. Meer daarover staat in Tijdmanagement met pen en papier. Voor casuïstiekoverleg en dossierbesprekingen geldt hetzelfde als bij elk ander overleg: zonder schermen op tafel gaat de aandacht naar wat er wordt gezegd, zie Vergaderen zonder laptops op tafel.
Voor teams die al veel trainingen hebben gehad
Bij teams die al meerdere reorganisaties, systeemwissels en trainingen achter de rug hebben, is de eerste reactie op "weer een workshop" vaak scepsis, en dat is terecht. Bij deze workshop komt er geen nieuw systeem bij waar iedereen aan moet wennen en dat na een half jaar weer wordt vervangen. Het notitieboek dat je zelf meebrengt of van mij krijgt, blijft werken, welk systeem de organisatie daarna ook kiest.
Daardoor past het ook vlak voor of na een systeemwissel, wanneer teams weinig ruimte hebben voor iets nieuws. Er komt geen leerstof over een systeem bij. Je leert bijhouden wat er voor jou vandaag speelt, en dat blijft hetzelfde als het systeem verandert.
Wat er in de eerste weken gebeurt
De eerste dagen na de workshop is het wennen. De neiging om een taak toch weer in de mail te laten staan "voor straks" is groot, zeker in een team waar de telefoon steeds een nieuwe zaak binnenbrengt. Daarom krijgt iedereen dertig dagen lang elke dag één korte aansporing om het boek erbij te pakken. Na een maand weet je wie het notitieboek gebruikt en wie nog hulp nodig heeft, en met die groep ga ik in het optionele terugkomgesprek aan de slag.
VEELGESTELDE VRAGEN
Wat mensen meestal eerst vragen
Is dit hetzelfde als een agendatraining?
Nee. In een agenda staan tijdstippen. In het notitieboek staan ook je taken, aantekeningen en losse gedachten, op dezelfde pagina als je planning.
Werkt dit naast een bestaande projecttool of zaaksysteem?
Ja. Het zaaksysteem of de projecttool blijft in gebruik. Het notitieboek komt ernaast, als eigen plek om te bepalen wat er vandaag toe doet.
Komen er cliëntgegevens of dossierinhoud in het notitieboek te staan?
Nee. In het notitieboek staan de eigen taken en actiepunten van de medewerker. Cliëntgegevens en zaakinformatie blijven in het zaaksysteem, zoals het hoort.
Kunnen gemeenten en zorgorganisaties via een raamovereenkomst inkopen?
Dat kan, in overleg. Neem contact op met de situatie erbij, dan bekijken we samen wat er mogelijk is binnen jullie inkoopproces.
Staat je vraag er niet bij? Stel hem rechtstreeks, je hoort binnen twee werkdagen van mij.
REACTIES
Van eerdere deelnemers
Ik kreeg mijn doelen scherper en het werd rustiger in mijn hoofd. De tips zijn praktisch, ik werk nu georganiseerder en met meer zin.
Ik heb meer structuur in mijn planning gekregen, en een aanpak die bij me past en die ik volhoud.
Wander is een leuke en oprechte trainer. Je merkt meteen hoeveel plezier hij in zijn vak heeft.
GETUIGSCHRIFT
Bullet Journal® Certified Trainer
Uitgegeven door Bullet Journal® op 10 februari 2025, geldig tot 14 april 2027. Certified Trainers zijn opgeleid en bevoegd verklaard om de methode aan organisaties, teams en particulieren te onderwijzen. Alleen trainers met een geldige certificering mogen workshops geven onder de officiële Bullet Journal®-naam en met het officiële materiaal; die regel staat bij Bullet Journal® zelf. Ik sta in de officiële trainerslijst.
Controleer dit getuigschrift Mijn profiel in het trainersregister
Overzicht per dossier, en per dag
Vertel welk systeem je team gebruikt en waar de meeste tijd in verloren gaat. Je hoort binnen twee werkdagen van mij, met een voorstel op maat.