Vergaderen zonder laptops op tafel

In de meeste overleggen staat er een rij schermen tussen de mensen in. Iedereen typt mee, af en toe kijkt er iemand naar iets anders, en aan het eind weet niemand precies wie wat oppakt.

Dat laatste is waar teams mij voor bellen. De laptops zijn de aanleiding.

Wat een open scherm met de rest van de tafel doet

Sana, Weston en Cepeda lieten in 2013 studenten een college volgen. Een deel kreeg een laptop, met de opdracht om er tussendoor ook iets anders op te doen. Die groep scoorde lager op de toets erna, wat je kunt verwachten.

Het tweede resultaat zegt meer over een vergadering. Wie in het zicht zat van zo’n scherm scoorde ook lager, zonder er zelf iets mee te doen. Alleen de beweging in je ooghoek kost je al iets.

In een vergaderzaal van acht mensen met vijf laptops zit vrijwel iedereen in het zicht van een scherm.

Wat er gebeurt als ze dichtgaan

Het eerste wat opvalt is dat het stiller is. Niemand tikt mee, dus wie iets zegt heeft de aandacht van de tafel.

Het tweede is dat er minder wordt opgeschreven. Met de hand schrijf je langzamer dan je typt, dus je kiest wat er op papier komt. Dat kiezen is het denkwerk dat een letterlijk verslag overslaat.

Het derde merk je pas na afloop. Iedereen heeft zijn eigen aantekeningen, in zijn eigen boek, met zijn eigen taken erin. Er hoeft geen verslag rond dat de helft toch niet leest.

Hoe je het aanpakt

Een overleg zonder schermen valt of staat bij de eerste vijf minuten. Wat werkt:

• Zet het in de uitnodiging, met de reden erbij. Wie het pas in de deuropening hoort, voelt zich betrapt.
• Leg papier en pennen klaar. Wie moet gaan zoeken, pakt zijn laptop.
• Spreek af wie de afspraken vastlegt en waar ze na afloop terechtkomen. Anders verplaats je het probleem.
• Houd één laptop open voor de agenda of een document. Eén scherm met een doel is iets anders dan vijf schermen die er staan omdat ze er altijd staan.

Wat je opschrijft

In de Bullet Journal-methode noteer je met een paar vaste tekens:

• • een taak
• o een gebeurtenis

Een taak die je afrondt kruis je door. Een taak die naar volgende week gaat krijgt een pijl. Meer heb je in een overleg niet nodig. Als iedereen aan tafel dezelfde tekens gebruikt, zie je na afloop in één blik wat er is afgesproken en wie het oppakt.

Waar het misgaat

Twee dingen halen dit onderuit.

Het eerste is dat een team het één keer doet en daarna terugvalt. De tweede week komt de drukte terug en de laptops komen mee. Van één schermvrij overleg verandert er niets. Het gaat om hoe het team standaard vergadert.

Het tweede is dat het aanvoelt als een regel van bovenaf. Wie zijn laptop dichtdoet omdat het moet, doet dat met tegenzin. Wie na twee overleggen merkt dat het korter duurt en dat er minder blijft liggen, doet het daarna uit zichzelf.

Zelf proberen

Wil je dit met je team oefenen, dan doe ik dat in een workshop van een uur tot een dagdeel, bij jullie op locatie. Moet het blijven hangen, dan past een training van meerdere bijeenkomsten beter. Ik neem de notitieboeken en de pennen mee.

Bronnen

• Sana, F., Weston, T. & Cepeda, N. J. (2013). Laptop multitasking hinders classroom learning for both users and nearby peers. Computers & Education, 62, 24-31.